Come trasformare la tua azienda in una Dream Company: utile, produttiva e affidabile

Se vuoi applicare subito un approccio pratico per gestire con efficacia la tua attività imprenditoriale e favorirne la crescita, sei nel posto giusto.

Sto per condividere con te (parte) di una Guida per trasformare la tua azienda in una Dream Company, ossia:

1. una società in grado di fornire prodotti / servizi che migliorano davvero la vita alle persone, meglio e più velocemente di altri;

2. un luogo accogliente, in cui lavorare bene, in maniera soddisfacente e sostenibile;

3. un’organizzazione produttiva e affidabile, che gode della stima e della fiducia di clienti, partner e fornitori.

Ora, passo dopo passo, iniziamo il nostro viaggio.

INDICE DELLA GUIDA

• • Quello che leggerai è (anche) Human Marketing
  • 1. Costruisci e rafforza le fondamenta
  • 2. Scrivi, per rendere più chiaro e agevole il tuo percorso
  • 3. Definisci le priorità e progetta le fasi di lavoro
  • 4. Stabilisci le scadenze
  • 5. Razionalizza telefonate, messaggi e riunioni
  • 6. Seleziona i tuoi clienti ed educali, per fare gioco di squadra
  • 7. Misura risorse, performance e risultati
  • 8. Evita di aggrapparti rigidamente agli orari e prenditi le pause necessarie
  • 9. Osserva, affianca e sostieni i tuoi collaboratori
  • 10. Resta sempre curioso e assetato di conoscenza
  • Conclusioni

Quello che leggerai è (anche) Human Marketing

Il marketing – in base al mindset che fornisco ai miei clienti e corsisti – riguarda tutto ciò che fai per migliorare la vita delle persone dentro e fuori la tua azienda attraverso i tuoi prodotti e servizi, con l’obiettivo di vendere meglio (di più, in meno tempo, a prezzi vantaggiosi per te e i tuoi clienti).

Questo approccio riguarda inoltre:

• il rafforzamento del tuo brand per posizionarti meglio nella mente delle persone ed essere più riconoscibile e memorabile;

• il perfezionamento dei tuoi prodotti per risolvere problemi reali e soddisfare necessità concrete attraverso l’analisi “empatica” del tuo pubblico;

• l’innovazione dei processi per renderli più veloci, meno costosi e con una minore quantità di errori (anche attraverso l’intelligenza artificiale);

• il potenziamento della tue relazioni e delle tue interazioni con i tuoi clienti (potenziali e acquisiti), attraverso la comunicazione strategica.

Le aziende non sono macchine senza vita, sono fatte di esseri umani: le persone, dentro e fuori un’organizzazione sono il vero elemento di prosperità, in pieno mindset H2H (Human to Human).

Sam Walton, fondatore di Wal-Mart, ha detto:

“Esiste un solo capo supremo, il cliente. Egli può licenziare tutti nell’azienda, dal presidente in giù, semplicemente andando a spendere i suoi soldi altrove”.

L’obiettivo di un’organizzazione è quindi creare, mantenere e accrescere la clientela, con un’ottica di lungo periodo.

Le persone acquistano solo ciò che in quel momento percepiscono come un mezzo per migliorare un aspetto della loro vita (avvicinamento al piacere) o per risolvere un problema (allontanamento dal dolore) e così via.

E lo fanno in cambio del loro denaro, del loro tempo e della loro fiducia (nei tuoi confronti). Non è una cosa da poco, vero?

In qualità di imprenditore, quindi, hai una grande responsabilità.

Ma se, come nella maggior parte delle aziende (soprattutto micro-imprese e PMI), anche nella tua:

• affrontate sempre gli stessi problemi

• ripetete i medesimi errori

• ribadite ogni giorno le stesse cose ai collaboratori

• i manager devono svolgere, in prima persona, attività secondarie che andrebbero delegate…

…significa che ci sono cose che non vanno del tutto bene e nasce (in tutta l’azienda) una profonda frustrazione, che si ripercuote sul mondo esterno, con risultati disastrosi.

In questo modo non riuscite a lavorare per farvi desiderare dai vostri clienti.

Diventa difficile farvi percepire come la soluzione ideale per soddisfare i loro bisogni o risolvere i loro problemi.

Ecco quindi per te, e il tuo team, i primi consigli pratici da cui partire per migliorare, avviando un processo di innovazione e ottimizzazione della tua azienda.

Ora iniziamo il nostro percorso.

1. Costruisci e rafforza le fondamenta

Innanzitutto, se non lo hai già fatto, chiarisci vision, mission e valori: sono come un GPS per la tua azienda.

Poi stabilisci quali sono i tuoi obiettivi e assicurati che siano “S.M.A.R.T.” (in inglese): Specifici, Misurabili, Realizzabili (da Achievable), Realistici e definiti nel Tempo.

A questo punto suddividi ogni obiettivo in vari task per raggiungerli.

Tuttavia, per evitare che i tuoi task siano semplici liste di cose da fare (che non farai mai), è  necessario che tu segua questi importanti accorgimenti (che approfondirò nei punti successivi):

a. metti tutto nero su bianco, in maniera precisa e chiara

b. rendi oggettiva la priorità con cui eseguire ogni task (ci sono metodi ad hoc, di cui ti parlerò successivamente)

c. assegna un tempo limite ragionevole per portare a termine le attività

d. misura e analizza le performance e i risultati ottenuti.

Successivamente, accertati che i componenti del tuo team abbiano tutti ruolo, mansioni e responsabilità chiari e ben definiti, evitando di creare figure Jolly (cioè tuttofare).

È importante che in ogni cosa che espliciti, tu sia semplice e lineare, tanto da essere compreso anche da un bambino di prima elementare. Più lo sei, più risultati ottieni.

2. Scrivi, per rendere più chiaro e agevole il tuo percorso

Scrivi sempre task e obiettivi, su un documento condiviso, su una lavagna magnetica appesa al muro, all’interno della vostra piattaforma di collaborazione e di project management.

Ciò che non viene scritto, rimane in un limbo offuscato e confuso, nel mondo dei sogni e dei desideri.

Se vuoi realizzare e far funzionare davvero una cosa, devi averla il più possibile davanti agli occhi.

Continua a scrivere, finché tu e i tuoi collaboratori non avete elencato tutti gli elementi di un obiettivo da raggiungere, soprattutto se è importante o complesso.

Scrivere libera la tua mente dallo stress di ricordare troppe cose; previene il rischio di dimenticarle e quindi di non portarle a termine.

Eviti anche lo stato di tensione mentale per un’attività non completata – chiamato Effetto Zeigarnik: provoca un senso di insoddisfazione nel profondo che ci motiva a portarla a termine.

Questa sensazione fa sì che un compito interrotto, o un’azione incompiuta, restino nella nostra memoria più nel profondo di quel che abbiamo portato a termine, rendendoci difficile concentrarci in nuove attività.

Tale fenomeno, descrive come il nostro cervello abbia più facilità a completare un’azione iniziata, piuttosto che doverne affrontare una da capo.

Tuttavia, cominciare e non finire qualcosa NON è sempre negativo. Infatti, dopo aver messo tutto “nero su bianco” – col passare dei giorni – analizza e valuta:

• quali sono le attività che non sono realisticamente raggiungibili nei modi e nei tempi prestabiliti

• quali sono task e obiettivi a maggiore rendimento e quelli che non ti permettono di raggiungere risultati sostenibili.

A questo punto studia tutte le ottimizzazione del caso e depenna quel che non è utile, insieme al tuo team.

Focalizzati sulle cose “giuste” e, se non ancora lo conosci, approfondisci il Principio di Pareto.

3. Definisci le priorità e progetta le fasi di lavoro

In azienda si dedica tempo chiacchierando con i colleghi, rispondendo a messaggi vari, giocherellando su internet o sui social media, distraendosi guardando chi passa fuori dalla finestra.

Per evitare di perdere tempo, disperdere energie preziose, e avere la garanzia che i risultati prefissati vengano raggiunti, crea il tuo metodo (il più possibile oggettivo) di scelta delle priorità e di mantenimento del focus.

Un principio importante è: lavorare concentrati per tutto il tempo che abbiamo deciso di dedicare al lavoro, tra una pausa e l’altra.

Per mantenere alto il focus, occorre un’attenta pianificazione della giornata di lavoro e delle pause, sin dal pomeriggio precedente o da giorni e settimane prima, in base alla scala di priorità che avrai definito.

In Bloo, per esempio, usiamo TaskMeister, che è uno strumento di Project Management (vanno bene anche Trello, Asana, etc) con cui gestiamo – attraverso 5 fasi studiate ad hoc – i nostri servizi di consulenza e formazione.

Abbiamo creato il nostro modello di lavoro, ispirandoci anche al ciclo di Deming, noto anche come PDCA (Plan, Do, Check, Act), al Lean Thinking e ai kanban (scheda, cartellino).

Tu, chiaramente, personalizza le attività in base ai bisogni e al funzionamento della tua azienda.

Organizza le liste in ordine di priorità, cosa fare per prima cosa, cosa per seconda, per terza e cosi via.

Se non sai come procedere per la prioritizzazione dei task, puoi apprendere il mio sistema chiamato “S.E.C.C.Si“: lo spiego durante il mio corso Human Marketing ed è utile per attività di project management e strategie di marketing.

Questi e altri strumenti si usano affinché:

• le procedure siano tutte correttamente e sicuramente seguite, non ci siano dimenticanze, ridondanze o peggio

• si possa gradualmente ridurre la tua presenza fisica per gestire i task e monitorare l’andamento dei lavori

• si riduca la perdita di focus legata alle false urgenze e alle attività a basso rendimento.

4. Stabilisci le scadenze

Stabilisci delle scadenze in maniera precisa e ragionevole, e fai in modo di rispettarle e farle rispettare rigorosamente.

Una criticità, collegata alle attività da svolgere ogni giorno, è il tempo da dedicare a ciascuna di esse: non viene quasi contemplato.

Se si tratta di un obiettivo complesso, le deadline saranno più di una, per riuscire a portare a termine tutti i task entro 3 giorni, 2 settimane, 1 mese, etc.

Quando tu e il tuo team iniziate il task n. 1 completatelo, poi passate al 2, poi 3 e cosi via: fate una cosa alla volta.

Bisognerebbe lasciare in sospeso un task solo quanto c’è un grave impedimento che non permette di proseguire.

Ma la progettazione (vedi punto 3) serve proprio a questo: diminuire il numero di impedimenti che potrebbero compromettere il lavoro.

Non saltellate da un’attività all’altra, leggete le email solo in momenti prefissati ed evitate di farvi distrarre da discussioni inutili, messaggi da WhatsApp, etc. A questo potrete pensarci dopo.

Anche se hai la percezione di poter fare più cose in contemporanea, sappi che il multitasking è una leggenda ed è deleterio per la qualità di ogni processo aziendale.

Tieni sempre sotto controllo le liste di attività, giorno per giorno. In questo modo non sfugge nulla e si evitano ritardi per la dimenticanza di qualcosa.

Appena entri nella tua sede (o accedi alla piattaforma di project management) inizia subito a lavorare sui tuoi task, che sia mattina o pomeriggio (in base ai tuoi tempi) approfittando della massima freschezza intellettiva e fisica.

Lo stesso vale, chiaramente, per tutti i tuoi collaboratori.

Alcune persone pensano che lavorare in uno stato di urgenza le renda più produttive e motivate.

Ma nella maggior parte dei casi ciò che ne deriva è mediocre. Inoltre, lavorare sempre sotto pressione è logorante per la salute.

La costanza è tutto: compiere dei passi quotidiani – anche piccoli – evita accavallamenti nei giorni successivi, diminuendo lo stress e mantenendo alta la qualità del lavoro.

Per approfondire, scopri che cosa è la Legge di Parkinson.

5. Razionalizza telefonate, messaggi e riunioni

Ogni ora del giorno può essere preziosa per raggiungere i tuoi obiettivi e massimizzare i risultati aziendali.

Pianifica le tue chiamate di lavoro, le risposte a email e messaggi vari, assegnando loro uno spazio ad hoc lontano dalle attività principali del giorno, affinché non diventino causa di distrazione, crollo della produttività e di efficacia nel raggiungimento degli obiettivi.

Per esempio, controlla la posta elettronica solo 3 / 4 volte al giorno.

Tu o i tuoi collaboratori, predisponete un’agenda per incontrare periodicamente i clienti, senza ridurvi a meeting dell’ultimo minuto.

Questo affinchè la vostra giornata sia scandita al meglio e le attività che gestite per loro non vadano per le lunghe.

È un metodo per garantire che la clientela sia sempre ascoltata, seguita e il più possibile soddisfatta.

Per quanto riguarda le riunioni interne, bisogna svolgerle nella maniera più rapida possibile, meglio ancora in piedi, con i dovuti accorgimenti.

6. Seleziona i tuoi clienti ed educali, per fare gioco di squadra

Per rispettare le deadline, tuttavia non basta che il tuo staff sia ben organizzato e affiatato.

C’è un’altra variabile importante: la tua clientela.

Per lavorare in maniera serena e senza inutili rallentamenti, scegli in maniera chirurgica il tuo Target e le Personas a cui vuoi offrire i tuoi servizi e prodotti.

Quando ti rivolgi a tutti, in realtà non ti rivolgi a nessuno. Sei solo uno dei tanti imprenditori, privo di identità e personalità, senza un chiaro posizionamento nella mente delle persone.

E questo ti fa perdere molto tempo, perchè vieni contattato da persone che non rispecchiano i tuoi obiettivi o le tue più specifiche competenze.

Soprattutto se hai un’attività di consulenza o crei prodotti personalizzati e su misura, forse combatti ogni giorno con clienti indecisi, lenti e disordinati.

Molti di essi inviano informazioni, documenti e files in più email, in differenti giorni, piuttosto che in un’unica volta.

A volte quel che ti arriva non integra, ma sostituisce, quanto consegnato in precedenza.

Si crea un loop infinito in cui inizi un lavoro, lo lasci a metà, ci torni su dopo qualche giorno o qualche settimana.

Questo è stressante e costoso.

Circa 20 anni fa, agli inizi della mia carriera, per la mia inesperienza (e necessità di arrivare alla fine del mese) accettavo molti lavori indesiderati e lasciavo alla clientela eccessiva libertà.

Poi ho subito compreso che un cliente poco organizzato, che non si impegna al 100% quando investe tempo e denaro, nonostante ce la metta tutta per aiutarlo, è meglio non averlo. È fonte di problemi, malumori, perdite di tempo per tutti.

Da allora, oltre a scegliere la nostra clientela, educhiamo e formiamo i clienti sin dal primo giorno con un approccio fortemente “human to human“.

Li aiutiamo a comprendere il lavoro che facciamo per loro, per rispettare modalità e tempistiche prestabilite: a loro vantaggio innanzitutto, per risolvere davvero i loro problemi e renderli più soddisfatti, non solo per favorire il nostro lavoro.

Quindi, saper dire “NO” a progetti fuori target e fare “gioco di squadra” con i tuoi clienti:

• aiuta a concentrare il lavoro in meno fasi, piuttosto che suddividerlo in tanti momenti diversi e lontani nel tempo

• aumenta il fatturato e diminuisce i costi di entrambe le parti

• permette di liberare spazi da dedicare a progetti sempre più importanti

• offre più tempo libero e più serenità (quindi una vita migliore).

7. Misura risorse, performance e risultati

Definisci, per te e i tuoi collaboratori, degli indici di performance per valutare lo svolgimento di un’attività singola e – in generale – la produttività e risultati di tutti voi.

Dovranno essere basati anche questi su valori il più possibile oggettivi, che andrete insieme a scegliere e implementare.

Ecco alcuni esempi:

• denaro investito
• persone impiegate
• tempi di realizzazione
• precisione nell’adempimento del task
• qualità del prodotto / servizio / output finale
• fatturato del progetto
• etc.

In questo modo, tutti saprete valutare il vostro lavoro e capirete se è stato portato a termine in maniera corretta oppure no.

L’importante, anche in tal caso, che ci sia chiarezza massima nella creazione dei parametri e nell’assegnazione delle valutazioni.

Questo è uno strumento per eliminare gli sprechi, le perdite di tempo, le distrazioni, ma anche per premiare chi raggiunge risultati eccellenti.

Mentre lavorate, chiedetevi sempre:

• “Quello che stiamo facendo porterà all’azienda un ricavo, una nuova opportunità, una collaborazione importante?”.

• “Quello che stiamo facendo è davvero utile per i nostri clienti?”

• “Lo stiamo facendo al massimo delle nostre capacità e ci è tutto chiaro?”

• “Stiamo lavorando nel migliore dei modi oppure possiamo apportare delle ottimizzazioni?”.

Se c’è qualche “No” interrompete quell’attività. Iniziate a fare qualcosa che faccia la differenza e porti a un risultato proficuo.

C’è una bella differenza tra l’essere semplicemente impegnati (#scaldasedia) e l’essere realmente produttivi.

8. Evita di aggrapparti rigidamente agli orari e prenditi le pause necessarie

Conta poco quando si inizia a lavorare, rispetto al completare le attività in maniera corretta e nei termini stabiliti.

Dipende anche dal cronotipo, cioè la predisposizione genetica che ogni persona ha nell’essere più attiva o meno nel corso della giornata.

C’è chi si sveglia la mattina presto (persone allodole) e raggiunge risultati migliori durante le prime fasi del giorno.

Altri, invece, risultano più attivi di sera (persone gufo) e preferiscono lavorare fino a tarda notte.

E se un tuo collaboratore finisce di lavorare prima, probabilmente è ben organizzato, quindi lascialo uscire per dedicarsi alla sua vita privata.

Sicuramente per raggiungere importanti risultati è necessario molto impegno, tuttavia è inutile restare in azienda a scaldare la sedia oppure lavorare sempre fino allo sfinimento.

Per quanto riguarda le pause, dopo aver concluso uno “slot” di lavoro (circa 45 minuti consecutivi) fermatevi almeno 10-15 minuti.

In particolare se state spesso al computer, i vostri occhi hanno bisogno di frequenti stacchi per riposare.

E quando sentite la necessità di avere più tempo per rilassarvi o distrarvi, cercate di prolungare la pausa se possibile, per tornare a lavoro molto più concentrati.

Fermarsi per riposare e prendere una tazza di caffè, permette di elaborare e riordinare le informazioni fino a quel momento raccolte nella testa.

Infatti – se fate un mestiere creativo e quindi non funzionate “a comando” – procrastinare un po’ risulta utile per trovare idee migliori.

9. Osserva, affianca e sostieni i tuoi collaboratori

Sicuramente è possibile lavorare bene anche a distanza, ma ritengo importante la presenza fisica.

Ci sono giorni storti per tutti: se vedi qualcuno sotto tono, chiedi semplicemente “Come stai”, anche se il rapporto con quella persona non è molto stretto. Fa sempre bene dare e ricevere un po’ di attenzioni.

Tu – in qualità di leader – siediti al fianco di un nuovo collaboratore o di ogni persona che necessiti di aiuto, supporto, formazione, una pacca sulla spalla o un caffè!

Questo affinché ci sia sempre massima chiarezza sul mindset aziendale, sulle procedure di lavoro, sui risultati da raggiungere, sulla valutazione degli stessi, sulle tempistiche di realizzazione.

Nella mia agenzia adottiamo spesso il telelavoro, con ottimi risultati.

Tuttavia ci sono giorni prestabiliti per lavorare insieme nella stessa sede al fine di favorire i rapporti tra collaboratori, il supporto reciproco e il senso di appartenenza (o attaccamento alla maglia).

Infine festeggia i grandi risultati e sii sempre pronto a elogiare (e premiare) chi contribuisce a raggiungere i migliori risultati in azienda.

Così come è importante sostenere il proprio team nei momenti più tosti, bisogna anche “alzare una coppa” (dei Campioni, di champagne, quello che vuoi tu) ogni tanto, per celebrare i frutti dell’impegno e del duro lavoro.

10. Resta sempre curioso e assetato di conoscenza

Ogni giorno, dedica del tempo ad accrescere le tue skill digitali e imprenditoriali, leggendo un libro per comprendere meglio il tuo lavoro, chiedendo un consiglio o un aiuto ai tuoi colleghi.

Studia in maniera costante che cosa può renderti più bravo nel fare ciò che fai e come puoi ottimizzare le procedure, il customer care, la realizzazione di progetti, le riunioni e in che maniera sfruttare il marketing e la comunicazione per la tua azienda.

Mantenere alta la tua curiosità, e compiere un piccolo passo ogni giorno, permette di accrescere le tue capacità professionali, in maniera sostenibile e senza stress.

Fai in modo, inoltre, che questa mentalità sia compresa anche dai tuoi collaboratori e invitali a partecipare a eventi, investi sulla loro formazione e condividi con loro quello che sai.

Conclusioni

Ovviamente, se sei un imprenditore consapevole (e se sei arrivato a leggere fino a qui lo sei di certo!), sai che c’è molto altro da fare.

Nel marketing, come nel project management, NON esistono “soluzioni chiavi in mano” o “copia – incolla” valide per tutti (come invece vogliono far credere i tanti fuffa-guru che cercano di vendere corsi e consulenze per fregare più persone possibile).

Ogni azienda ha esigenze specifiche, ogni azione va modellata caso per caso e richiede molto impegno, pazienza e un adeguato investimento di denaro.

Insieme abbiamo analizzato alcuni punti di base, per costruire un mindset più forte ed efficace, per ispirarti e aiutarti a fare le prime ottimizzazioni.

Ci sono tanti altri “fattori” su cui intervenire, ma essendo complessi da trattare in un solo articolo di blog, li condivido solo durante i miei corsi o li applico durante la consulenza ai miei clienti.

Se metterai in pratica almeno parte di quel che hai letto, riuscirai a dedicare il giusto tempo alla tua attività imprenditoriale, per portare a termine quel che conta davvero.

A piccoli passi – giorno dopo giorno – potrai finalmente liberare tempo per dedicarti alla tua vita, alla famiglia, agli amici, agli hobby e allo sport.

Una vita equilibrata, ricca e soddisfacente è quella che permette di coltivare i propri spazi all’esterno dell’azienda di cui si è amministratori, manager o dipendenti.

E un’azienda funzionante ed accogliente è molto produttiva, quindi in grado di migliorare avvero la vita dei clienti.

È un’organizzazione che guadagna di più, cresce e si espande diventando (quasi) come una “Dream Company”.

• Divulga la cultura imprenditoriale e di marketing, condividi sui social questa guida con i tuoi colleghi e amici!

• Passa ai fatti, contattami per una consulenza e ti aiuterò a far crescere la tua azienda, in modo sostenibile e duraturo.

• Per apprendere il mio Metodo, partecipa anche tu ai miei corsi e seminari.

Ad maiora.

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Per approfondire

• Ciclo di Deming (o ciclo PDCA)
• Lean Thinking
• Processo Kanban e il kanban

Glossario: Internet, Target, Blog