Come gestire le riunioni di lavoro: 8 errori da evitare e 1 consiglio

“Ben fatto” è meglio di “ben detto”. (Benjamin Franklin)

Durante una riunione di lavoro è necessario applicare delle regole per evitare perdite di tempo e renderla un’occasione il più possibile proficua.

Nel corso di importanti incontri, un’inadeguata conduzione e il comportamento sbagliato dei partecipanti rischiano di rallentare le decisioni e, quindi, la gestione delle attività necessarie al funzionamento dell’organizzazione.

Quali sono gli errori più comuni da evitare e i relativi consigli da poter mettere in pratica?

1. Mancanza di un ordine del giorno

Se non ci sono punti da discutere o essi risultano vaghi e incomprensibili, la riunione non ha senso. Devi avere bene in mente l’obiettivo della medesima, altrimenti è opportuno attendere tempi maturi per organizzarla.

2. Tolleranza di incontri collaterali

La riunione è un appuntamento unico ed esclusivo. Effettuare incontri tra un certo numero di persone già prima o dopo di essa, produce un unico risultato: ne annulla completamente lo scopo condiviso.

3. Iniziare in ritardo

Ognuno dei partecipanti deve essere puntuale, anche per dimostrare la propria professionalità e serietà. Ci sono molti motivi per iniziare in ritardo ma quando accade in modo ingiustificato l’incontro è destinato a procedere nel modo peggiore. E’ compito del leader invitare i propri collaboratori a non ripetere l’errore e a farne una fase produttiva a tutti gli effetti.

4. Finire tardi

E’ un problema analogo al primo. Iniziare tardi e finire tardi sono entrambi perdite di tempo e indice di una cattiva gestione. Il tempo va rispettato anche per gli impegni che le persone hanno programmato dopo la riunione e quindi ogni argomento va concentrato nei tempi previsti.

E’ nel momento delle decisioni che si plasma il tuo destino. (Anthony Robbins)

5. Mancanza di decisioni veloci e accordi precisi

Meglio affrontare tutte le decisioni sugli argomenti discussi e raggiungere i dovuti accordi. Se ciò non accade, inevitabilmente si tenderà a riprendere la discussione nelle successive occasioni. Ciò causerà confusione e ulteriori ritardi.

6. Poca attenzione agli inviti

Attenzione a non escludere dalla riunione persone che potrebbero restarci male perché la reputano “importante”. La prossima volta che pensi di invitare qualcuno, poniti queste domande:

• la riunione contiene informazioni importanti per questa persona?
• l’invitato ha qualcosa di utile da aggiungere che attribuisce valore all’incontro?
• c’è bisogno di farlo partecipare al tempo dedicato alla riunione per intero o per una parte?

Quindi informare l’ospite sulle ragioni dell’invito o dell’esclusione.

7. Esiti poco chiari

Alla fine di ogni incontro il leader deve assicurarsi che tutti abbiano compreso ciò che è stato discusso. Ciò implica che dovranno essere compiute precise azioni con pieno senso di responsabilità da parte di ognuno.

Può essere utile che una persona – subito dopo la fine dell’incontro – mandi un breve report, via email, ai partecipanti.

8. Perdita del “focus”

Accade molto frequentemente che il moderatore non riesca a mantenere saldo il “punto di arrivo” per cui ci si sta consultando.

Alcuni elementi riescono a distrarlo o assumono atteggiamenti destabilizzanti che portano a sviluppare altri livelli di discussione estranei al punto.

Bisogna controllare queste dinamiche, essere determinati ad andare avanti pur non sottovalutando quanto accade.

E’ meglio invitare i presenti a non concentrarsi subito sulle nuove questioni ma piuttosto la volta successiva.

+1. Consiglio: restare in piedi

Un modo per velocizzare una riunione è farla senza sedersi al tavolo delle riunioni, ma restando in piedi.

In questo caso è bene evitare di andare di fronte alla macchina del caffè o degli snack, per non bivaccare in quella zona dell’ufficio dedicata esclusivamente alle pause. Meglio trovare un’area ad hoc in cui parlare in tranquillità, senza distrazioni.

• Spero che questi punti siano utili per migliorare la qualità delle tue riunioni… ma per andare sul sicuro, condividi l’articolo anche con i tuoi colleghi.

Ad maiora.

---

Ringrazio Mario Massarotti per il contributo alla realizzazione di questo post.