Come essere più produttivi a lavoro con il Principio di Pareto e la Legge di Parkinson

Non c’è abbastanza tempo per fare tutto il niente che vogliamo fare. (Bill Watterson)

Ti sei mai chiesto cosa significa essere davvero produttivo? E’ fondamentale capirlo.

Nella vita di tutti i giorni e nel lavoro, se vuoi raggiungere grandi risultati e avere anche più tempo libero, non puoi essere semplicemente attivo o “impegnato”.

La differenza sostanziale – tra “essere produttivo” e “impegnato” – è l’ottenimento di un risultato che ripaghi le ore investite. Sei produttivo quando, concentrato come un laser verso un bersaglio, investi un’adeguata quantità di tempo per passare da un punto A (scarsità di qualcosa, che sia denaro, conoscenza o altro) a un punto B (più denaro, più conoscenza, più clienti, più amicizie, etc).

In questo articolo propongo alcune informazioni per ottimizzare l’uso del tempo e cambiare – in meglio – la tua vita.

Focalizzati sulle cose “giuste”: il Principio di Pareto (Legge 80/20)

Se non vuoi più sprecare tempo, energie e denaro pensa a questa frase: “Quello che fai è molto più importante di come lo fai“.

Per capire questo concetto, da oggi in poi pensa al Principio di Pareto o Legge 80/20, che in maniera semplificata afferma:

La maggior parte degli effetti (80% circa) è dovuta a un numero ristretto di cause (20% circa).

Ciò implica che l’80% di quello che fai potresti ridurlo / evitarlo, per aggiungere risorse al restante 20% in grado di produrre i maggiori risultati.

Queste percentuali derivano da osservazioni empiriche e sono solo indicative; devi ovviamente adattarle al tuo contesto.

IN PRATICA • Scrivi una lista delle cose che fai ogni giorno.
Questo vale sia per uno studente che per un lavoratore, ma anche per la gestione di un hobby o una pratica sportiva. Identifica quali attività ti fanno perdere più tempo o ti offrono meno vantaggi rispetto alle ore che dedichi ad esse. E’ giunto il momento di valorizzare le cose giuste, importanti e ad alto rendimento (o appagamento): devi massimizzare i risultati.

Adesso depenna, diminuisci, razionalizza! L’efficacia richiede semplicità… e la semplicità richiede spietatezza nel tagliare il superfluo.

Questo ti renderà libero dalla “schiavitù” di una gestione del tempo troppo minuziosa o complessa. Sarà più agevole organizzare le tue giornate per portare a termine i tuoi impegni importanti e – finalmente – avrai più spazio per te stesso o i tuoi cari.

La “magia” delle scadenze: la Legge di Parkinson

Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo. (Cyril N. Parkinson)

Ora che hai realizzato la tua prima lista è il momento di conoscere la “Legge di Parkinson”, secondo la quale, l’importanza e la complessità (percepite) di un compito aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.

– Oooh Luca, ma parla come magni!
– Dai che ora semplifico…

In poche parole: “Più tempo avrai, più ne sprecherai!”.

Ma è valido anche il contrario: quando hai un tempo prestabilito, tendi a lavorare per priorità e con maggiore efficacia.

Se per completare un lavoro ti imponi una scadenza ravvicinata e precisa, il prodotto finale è quasi inevitabilmente di qualità pari o superiore per via della maggiore concentrazione.

E’ una specie di “magia”… meno tempo = più motivazione.

Una scadenza ravvicinata costringe a focalizzarti sugli obiettivi da raggiungere senza distrarti continuamente: il rischio di non riuscire a completare il lavoro, e le possibili conseguenze negative, ti motiva.

ATTENZIONE – Ovviamente la scadenza deve essere “ragionevole“. Voler concludere un lavoro che richiede normalmente 3 ore affinchè sia di qualità, può essere razionalmente gestito in meno di 2 ore… ma non in mezz’ora. In caso contrario otteniamo solo un abbassamento della qualità o un disastro sul quale dover rimettere le mani (perdendo altro tempo). Anzichè godere di un “eustress”… subiamo un vero e proprio “stress”. Devono essere scadenze “sfidanti” non massacranti.

IN PRATICA • Riprendi ora la tua lista e assegna delle scadenze, precise e ragionevolmente ravvicinate, sulla base di quanto hai appena appreso. Prova anche a dividere ciò che fai in più step, se necessario, per facilitare il raggiungimento degli obiettivi.

Elimina i “ladri di tempo”

Oltre a diminuire le attività improduttive e fissare scadenze, devi eliminare i “ladri di tempo“: telefonate non necessarie, interruzioni sul lavoro da parte di clienti e colleghi per banalità, internet (se usato male), troppa televisione… e tanto altro.

Crea dei filtri nei confronti di chi ti circonda, ad esempio fai capire a colleghi o parenti che quando sei occupato non ti devono disturbare se non per urgenze (cioè quasi mai).

E’ inutile cercare di ottimizzare, se ti lasci distrarre dagli SMS ogni 5 minuti o commenti ogni foto buffa pubblicata su Facebook. Non sto facendo una predica, sia chiaro: ci sono passato tante volte, ho perso molto tempo in caxxate durante lo studio o il lavoro… e desidero solo aiutarti.

Cominciare e non finire qualcosa NON è sempre negativo

Questo consiglio potrebbe fare storcere il naso a coloro che cominciano qualcosa e devono portarlo per forza a termine, anche quando diventa palesemente inutile.

Se ciò che stai facendo non è produttivo, ti annoia, non ti soddisfa… abbandonalo! E’ irrazionale continuare a dedicarsi a qualcosa che poi, non solo sarà del tutto improduttivo, ma non ti avrà nemmeno lasciato una soddisfazione interiore.

Continuare a leggere un libro è una perdita di tempo se non ti intrattiene o ti fa crescere! Stai guardando un film al cinema e si rivela una schifezza? Alzati e scappa via, un’ora del tuo tempo vale molto più del costo del biglietto!

Le domande da porsi tutti i giorni

Infine un paio di domande alle quali dovresti rispondere – sinceramente – più volte al giorno:

• Sono produttivo o sono soltanto attivo?
• Sto inventando delle cose da fare per evitare quelle importanti?

Concentrati sui risultati anziché dimostrare dedizione: la dedizione è solo lavoro senza senso… serve per “far vedere” agli altri che ci stiamo dando da fare o – peggio – per ingannare noi stessi.

Rispondi e identifica anche eventuali impegni “stampella”, quelle attività che sfrutti (anche inconsciamente) per NON dedicarti alle cose che ti piace fare di meno, ma sono importanti.

Ad esempio, in passato, mi dilungavo nel realizzare articoli per un portale che stavo avviando… pur di non dovermi occupare di alcune mansioni amministrative (che mi piaceva molto meno scrivere).

TIPS – Evita la produttività ossessiva, perchè non puoi esserlo ogni minuto del giorno, altrimenti viene meno il senso dell’ottimizzazione, e la ricerca della perfezione.

Il tuo obiettivo è aumentare lo spazio per le cose che ti piace fare e ti fanno stare bene: goderti una cena con il partner, uscire più spesso con gli amici, fare yoga ogni giorno, andare a correre o in palestra, trascorrere 10/15 giorni all’estero ogni volta che lo desideri.

• Ora che conosci tutte queste leggi e tecniche, datti subito da fare e applicale: dimmi che cosa ne pensi e se le hai già sperimentate in passato.

• E, se pensi sia utile, condividi questo articolo con i tuoi amici.

Ad maiora.

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