La gestione efficace del tempo per una maggiore produttività: best practice / 2^ Parte
Fra un anno vorrete aver cominciato a darvi da fare oggi. (Karen Lamb)
2^ Parte – Nella prima parte di questo articolo ho trattato il rapporto tra i compiti importanti e non importanti, quelli urgenti e meno urgenti, per gestire meglio il tuo tempo.
In questa seconda parte, sintetizzo una “best practice” utile per chi desidera applicare i preziosi principi riportati in precedenza.
E’ una pratica semplificazione tratta dal libro “Zen to Done” di Leo Babauta del quale non ancora è stata diffusa una traduzione ufficiale in italiano.
Prendi un taccuino (o qualcosa di simile…): dovrai utilizzare sia le facciate anteriori che quelle posteriori.
Parti dalla facciata anteriore e dividi lo spazio disponibile in due sezioni uguali.
Sezione superiore
Indica con a, b, c… gli impegni importanti della giornata. Le lettere che vengono prima corrispondono alle priorità. Nel caso di giornate particolarmente piene suddividi ciascuna lettera in eventuali sottocompiti numerandole, ad esempio:
a1: studiare un metodo; a2: applicare un metodo.
Se lo preferisci, puoi assegnare delle scadenze ad ognuno. Se non hai particolari impegni e la giornata ti sembra libera, fissa almeno 3 compiti (a, b, e c) e svolgili.
Sezione inferiore
Indica tutti quei compiti non importanti che puoi svolgere in un secondo momento oppure tra un compito importante e un altro. Solitamente si tratta di tutti quegli impegni che hanno scadenza vicina e che non devono essere sottovalutati.
Adesso nella parte posteriore del taccuino, dividi lo spazio di ogni facciata in due sezioni.
Sezione superiore
Scrivi tutte quelle scadenze che non sono né immediate né vicine ma che devi tener bene a mente per gestire bene il medio/lungo periodo. Un compito che rientra in questa categoria può essere per esempio preparare un progetto che hai a cuore oppure controllare i progressi fatti a sei mesi rispetto alla meta che ti sei posto oggi ecc.
Sezione inferiore
E’ quella che devi dedicare alla formulazione di idee e spunti a mano a mano che ti vengono in mente per sviluppare e arricchire il progetto o il lavoro che stai portando avanti. Le idee in questo caso possono essere anche importanti e quindi equivalere a nuovi progetti che pensi di realizzare prossimamente, anche in sostituzione di quello che stai gestendo ora.
Non dimenticare, infine, di scrivere da qualche parte il tuo obiettivo più ambizioso, quello che possiede il potenziale più alto, che dovrebbe obbedire teoricamente al “percorso” di micro orientamento che hai attuato attraverso l’utilizzo delle facciate.
Chi ha la buona abitudine di usare supporti mnemonici e di programmazione del genere (tablet, taccuino ma anche agenda, planner ecc) a mano a mano che scrive, libera delle caselle mentali che altrimenti sarebbero fonti di deconcentrazione. In tal caso è come se il compito fosse già stato svolto.
Considera l’importanza di questo metodo soprattutto nei periodi di sovraccarico.
Concludo con una simpatica vignetta, a fondo articolo, che rappresenta l’atteggiamento che a volte assumiamo verso alcuni compiti che andrebbero conclusi entro una scadenza prefissata.
Ad maiora.
Ringrazio Mario Massarotti per il gentile contributo alla realizzazione di questo post.
