La gestione efficace del tempo per una maggiore produttività / 1^ Parte
Domani è spesso il giorno più occupato della settimana. (Proverbio spagnolo)
Una delle risorse più importanti con cui ci dobbiamo misurare è proprio lui: il tempo. Se non è gestito attivamente e non gli viene attribuito il giusto valore strategico, rischiamo di trovarci a fine giornata con il classico “pugno di mosche” in mano.
Spesso abbiamo provato la frustrante sensazione di aver lavorato tanto ma avere concluso poco o nulla. Ciò dipende da abitudini sbagliate e improduttive che ci fanno smarrire lungo il nostro percorso quotidiano verso gli obiettivi.
Allora vediamo qual è l’atteggiamento e la strategia giusti per intervenire in tal senso per essere finalmente più concludenti ed efficienti.
Non ho tempo…
Il tempo è una variabile del tutto soggetta alla nostra volontà. Quando si dice: “non ho tempo”, in realtà si è stati incapaci di organizzarlo e ciò difficilmente lo si ammette. Si accampano le diverse scuse: la famiglia, gli impegni, il lavoro, gli altri, gli imprevisti ma quasi mai si dice che siamo anche noi. Cosa possiamo fare noi? In estrema sintesi: prevenire prima di curare.
In linea generale possiamo dividere il tempo in due componenti che sottendono ciò che svolgiamo e come lo svolgiamo: i compiti importanti e quelli urgenti.
Per comprendere appieno il legame tra i due concetti, facciamo riferimento al seguente grafico (conosciuto come Matrice di Eisenhower) – che indica il rapporto tra ciò che è “urgente” e ciò che è “importante” (e viceversa) dal punto di vista di chi gestisce il proprio tempo. Vediamo cosa vuol significare:
Quadrante I: compiti importanti e urgenti
Molti compiti diventano urgenti a causa di una cattiva previsione preventiva e di una irresponsabile leggerezza nel non valutarne le conseguenze di medio o lungo periodo. In questo quadrante rientrano le emergenze, che in teoria dovrebbero sempre essere prevenute. La conseguenza peggiore infatti è la perdita di una visione d’insieme. L’attenzione rimane troppo focalizzata sul problema del momento e cresce il rischio di sbagliare le decisioni da prendere in quell’instante stesso.
Esempi di emergenze destabilizzanti (compiti urgenti e importanti)
– multe non pagate;
– cattive condizioni di salute;
– auto in panne;
– difficoltà finanziarie.
In poche parole, evita di cazzeggiare quando ci sono cose su cui non è il caso di sorvolare… basta un po’ di buona volontà, altrimenti un giorno potresti ritrovarti con un problema molto più importante.
Un esempio che mi riguarda e che mi ha fatto buttare diversi soldi proprio qualche settimana fa?
Eccoti servito: rumorino strano proveniente dal cofano della mia mia macchina… che giorno dopo giorno aumentava sempre più.
Mi dicevo – nella mia ignoranza in fatto di motori – non sarà niente. I giorni passavano, preso da altri impegni non mi sono interessato di andare dal mio meccanico di fiducia, per fargli dare un’occhiata.
Risultato? Dopo qualche giorno ho sentito un rumore fortissimo, ritrovandomi con il servosterzo non funzionante e il computer di bordo che indicava “Carica batteria insufficiente”.
Senza scendere troppo in dettagli tecnici… ho speso 250 euro per porre riparo ad una questione che avrei risolto con molto meno se mi fossi mosso in tempo.
Quadrante II: compiti importanti e non urgenti
Essi assumono un’importanza vitale perché rendono solide le “fondamenta” di ciò che desideriamo per il futuro. E’ necessario che i compiti importanti siano recepiti come la base di crescita, non solo personale. Non avendo carattere urgente, solitamente si tende a rimandarli. Nel breve periodo non si avvertono conseguenze negative, ma gli effetti della procrastinazione sul medio o lungo periodo possono essere devastanti.
Esempi di compiti importanti e non urgenti da curare:
– Formazione personale;
– Progettazione della propria meta;
– Gestione finanziaria;
– Alimentazione sana e attività fisica;
– Backup files computer ecc.
Lo spreco di tempo differisce dallo spreco di materiale perché non c’è alcuna possibilità di recuperarlo… il tempo sprecato non giace sul pavimento come il materiale. (Henry Ford)
Da questo quadrante in poi eviterò di fare esempi che mi riguardano… sono timido e poi ho anche io un onore da difendere!!! 🙂
Per questo ti parlo di una mia cugina alla quale tempo fa, dei bastardi figli di pupazza, hanno rubato il computer portatile che, per l’unica volta nella sua vita, aveva lasciato sul sedile posteriore dell’auto parcheggiata in un centro commerciale. E’ bastata quell’unica volta per perdere il prezioso contenuto di quello strumento di studio PER SEMPRE: mia cugina non ha mai fatto una copia di backup dei files. Evito di soffermarmi sul trauma che ha subito, dopo mesi le viene ancora da piangere… 🙁
Da questo esempio deriva un doppio insegnamento: mai, nemmeno una volta, lasciare oggetti in vista dentro la macchina… ma soprattutto, munirsi di un hard disk esterno sul quale effettuare una copia costante dei propri files più importanti.
Quadrante III: compiti non importanti e urgenti
Si tratta di tutte quelle occupazioni che assorbono inutilmente del tempo e che potrebbero semmai essere svolte in tempi diversi. In questo quadrante rientrano in particolare tutte quelle richieste che provengono dall’esterno. Queste ultime sono urgenti per gli altri e se ci adeguiamo passivamente alle loro volontà, non saremo più noi a decidere in prima persona.
Esempi di compiti non importanti e urgenti:
– Telefonate di amici chiacchieroni;
– Perdere tempo su Internet;
– Guardare la TV per ore;
– Giocare troppo ai videogame;
– Concedersi ozio e troppo tempo per gli svaghi.
Ad esempio, a causa dell’abuso da videogame, anni fa un mio caro amico non ha sostenuto 2 esami all’università… nel giro di 3 mesi aveva sprecato così tante ore, andando anche a dormire molto tardi la sera, da perdere di vista attività importanti come lo studio. Non c’è nulla di male a divertirsi con gli amici e concedersi una pausa giocando a Fifa 13 o ad Assassin’s Creed 3, ma occorre andarci piano. Deve essere uno svago, non un “lavoro” improduttivo.
Quadrante IV: compiti non urgenti né importanti
In questa categoria rientrano tutti i compiti per i quali si tende continuamente a rimandare. Essendo poco importanti e non urgenti, hanno una priorità molto bassa ma quest’ultima può variare con l’andare del tempo. “Accumulare polvere” di certo è meno importante che strutturare il nostro sito web, ma se non si pulisce mai, prima o poi diventerà urgente e importante tornare a respirare in un ambiente salubre oppure sbloccare la ventola di raffreddamento del computer!
Esempi di compiti poco importanti e non urgenti:
– Riordinare casa;
– Ripulire il computer;
– Telefonare ad un vecchio amico;
– Concedersi un sano riposo.
Ricordate che il modo più saggio per risparmiare tempo, fatica ed essere anche produttivi risiede nella consapevolezza che i traguardi migliori sono il risultato di micro addizioni di scelte sensate, a partire dal modo in cui viviamo il nostro quotidiano. Tra i compiti importanti va sottolineata anche la formulazione delle idee. Ponetevi anche in modo proattivo e fate tesoro di tutte le ispirazioni che vi vengono in mente a mano a mano che state progettando la vostra attività. Scrivetele da qualche parte e seguitele!
Tu cosa ne pensi della gestione del tempo? Ritieni che avere un controllo maggiore su di esso può migliorare la tua vita?
Ad maiora.